Hallo Community 🙂

Wir haben uns in den letzten Tagen eine wesentliche Frage gestellt und bisher noch nicht die richtige Antwort bekommen. Daher möchten wir die Frage mit euch teilen und freuen uns über einen regen Austausch in den Kommentaren. 🤔

Es geht um die digitale Ablage. Ausgehend von unserer Umfrage, die wir zuletzt durchgeführt haben, wissen wir, dass knapp 80% der Büromitarbeiter ihre Dokumente digital verwalten. Ausgehend davon haben wir uns damit beschäftigt, wie die verschiedenen Best Practice Ansätze zur digitalen Ablage aussehen. 👀

Leider mussten wir feststellen, dass es hier keine neuen Ideen gibt. Die neueste Empfehlung aus Februar 2024 lautet: 𝘓𝘦𝘨𝘦𝘯 𝘚𝘪𝘦 𝘴𝘪𝘤𝘩 𝘯𝘢𝘤𝘩 𝘥𝘦𝘮 7-𝘖𝘳𝘥𝘯𝘦𝘳-𝘗𝘳𝘪𝘯𝘻𝘪𝘱 𝘦𝘪𝘯𝘦 𝘖𝘳𝘥𝘯𝘦𝘳𝘴𝘵𝘳𝘶𝘬𝘵𝘶𝘳 𝘢𝘯, b𝘦𝘯𝘦𝘯𝘯𝘦𝘯 𝘚𝘪𝘦 𝘐𝘩𝘳𝘦 𝘋𝘰𝘬𝘶𝘮𝘦𝘯𝘵𝘦 𝘰𝘳𝘥𝘦𝘯𝘵𝘭𝘪𝘤𝘩, 𝘢𝘤𝘩𝘵𝘦𝘯 𝘚𝘪𝘦 𝘢𝘶𝘧 𝘝𝘦𝘳𝘴𝘪𝘰𝘯𝘪𝘦𝘳𝘶𝘯𝘨𝘦𝘯 𝘶𝘯𝘥 𝘥𝘪𝘴𝘻𝘪𝘱𝘭𝘪𝘯𝘪𝘦𝘳𝘦𝘯 𝘚𝘪𝘦 𝘴𝘪𝘤𝘩 𝘳𝘦𝘨𝘦𝘭𝘮äß𝘪𝘨 𝘢𝘶𝘧𝘻𝘶𝘳ä𝘶𝘮𝘦𝘯. 😳

Auch der Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen scheint keine Alternative zu sein. Denn diese sind oftmals genauso strukturiert wie das Dateiablagesystem auf unseren Servern. Nur der Einsatz einer besseren Suche soll dem Kunden dann einen Vorteil bringen.

Aus unserer Sicht muss es da doch noch mehr geben, oder?

Was meint Ihr: Gibt es klügere Wege, um Dokumente zu verwalten und zu strukturieren? Braucht es überhaupt noch eine Ordnerstruktur oder reicht eine super ausgestattete Suche, um seinen Arbeitsalltag zu bewältigen?

Wir freuen uns über Anmerkungen und Kommentare, teilt diese gerne direkt auf LinkedIn.

#Realisierungsbegleiter #DMS #Ordnerstruktur

PS: Falls noch jemand an der Umfrage teilnehmen möchte, kann er / sie den Link in den Kommentaren nutzen.