Hallo Zusammen 🙂

Vor knapp zwei Jahren haben wir hier im Blog eine Frage gestellt, die seitdem nicht leiser geworden ist: Gibt es wirklich neue Konzepte für die digitale Ablage, oder nur neue Tools für alte Muster?

Die Umfrage aus dieser Zeit ist inzwischen geschlossen. Aber das Thema ist in vielen Unternehmen präsenter denn je.

Was hat sich für uns seitdem verändert, und was nicht?

In den letzten Monaten haben wir viele Gespräche geführt, unter anderem mit Unternehmen aus unserem IHK-Netzwerk (Danke an die IHK Offenbach am Main!). Unser Eindruck ist ziemlich klar: In Gesprächen hören wir häufig „Dokumente finden kostet uns zu viel Zeit.“

Aber ist das ein echtes Problem, oder einfach nur lästig? Denn „lästig“ klingt klein. Allerdings hat es einen Preis.

In unserer damaligen Umfrage kam heraus: 38 % der Befragten suchen zwischen 5 und 10 Minuten nach Dokumenten. Und jetzt mal ehrlich: Wenn wir diese Zeit konsequent einsparen könnten, was würde das im Alltag verändern?

Was bringt ein System, das strukturiert und beim Finden hilft?

Aus unserer Sicht sind es vier Hebel, die immer wieder auftauchen:

• ⌛ Zeit & Fokus: weniger Suchen, mehr produktive Arbeit
• 🦺 Verlässlichkeit: weniger „Wo liegt das?“ und „Welche Version gilt?“
• 🛂 Onboarding & Vertretung: Wissen hängt nicht an Einzelpersonen
• 💡 Sicherheit & Nachvollziehbarkeit: Dokumente sind auffindbar und kontrollierbar

Kurz: Es geht nicht um Ordnung. Es geht um Arbeitsfähigkeit.

Nach einer Marktrecherche haben wir uns entschieden, eine eigene Lösung zu entwickeln: Papernaut.

Und nun interessiert uns eure Erfahrung:

• Wie viel Zeit geht bei euch fürs Suchen drauf?
• Was ist schlimmer: gar nicht finden oder erst nach 10 Minuten?
• Ordnerstruktur: Pflicht oder Auslaufmodell?
• Wie organisiert ihr euch bisher?

Teilt gern eure Sicht in den Kommentaren auf LinkedIn.